Polycom RealPresence Resource Manager Operations Guide
ii Polycom, Inc.
Distribute Polycom CMA Desktop for Windows Systems . . . . . . . . . 18
Distribute Polycom CMA Desktop for MAC OS Systems . . . . . . . . . . 20
Conference Scheduling
3 Conference Scheduling Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
General Information for Scheduling Participants and Endpoints . . . . . . . 25
Scheduler Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Conference Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Future and Anytime Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Direct and Pooled Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Direct Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Pooled Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Scheduler Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Conference Menu Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conference Menu and Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Conference Views—Future and Ongoing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Conference Views —Anytime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Conference States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Context-Sensitive Conference Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
User Menu Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
User Menu and Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Context-Sensitive Guest Book Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Add a Guest to the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Edit a Guest in the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Delete a Guest from the System Guest Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
4 Basic Conference Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Schedule a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Schedule Future Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Schedule Anytime Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Copy an Existing Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Add Conference Participants and Guests When Scheduling . . . . . . . . 47
Add Conference Participants from a Directory . . . . . . . . . . . . . . . 47
Add Conference Participants from a Guest Book . . . . . . . . . . . . . . 48
Add New Guest Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Add Conference Rooms When Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Edit a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Edit a Participant’s Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
